Manual de teletrabajo: 10 reglas de oro para diseñar tu oficina en casa

Haz que tu casa sea el mejor lugar para trabajar con estos 10 consejos de teletrabajo

Manual de teletrabajo: 10 reglas de oro para diseñar tu oficina en casa
Photo by XPS / Unsplash

Ahora mismo estoy escribiendo este post, sentado en mi escritorio de pie Flexispot. Estoy bebiendo té y veo cómo cae el atardecer. Enciendo mi lámpara de escritorio con cuidado ocular, mientras inhalo los aceites esenciales de menta de mi difusor que me ayudan a concentrarme. Mi altavoz Sonos One reproduce una lista de música que fomenta la concentración.

Todo esto puede parecer una broma de productividad. Lo es en muchos sentidos. Sin embargo, también es cierto. Estos métodos son eficaces, según la ciencia.

Vivoen un lugar a las afueras de Madrid. Mudarme con mi familia me dio la oportunidad de organizar mi espacio y crear una atmósfera más productiva.

Ojo, debo admitir que renuncié a muchas cosas cuando me mudé, incluido el fácil acceso a los amigos, y a la cantidad de opciones que te ofrece esta ciudad.

Pero los resultados del rediseño del entorno han superado mis expectativas. Hacía tiempo que quería escribir profesionalmente y compartir mis ideas creativas con los demás. Ahora, escribo de dos a tres horas cada mañana y alguna más por la tarde. Entre medias, intercalo con algunos proyectos para mis estupendos clientes.

En este post vas a encontrar métodos eficaces para diseñar tu entorno de trabajo y coneguir una mayor productividad, además de encontrarte en paz contigo mismo.

1. Establece puntos visuales limpios que fomenten las prácticas positivas.

Desarrollar entornos que apoyen tus objetivos pasa por optimizar tus interacciones sensoriales (la vista, el tacto, el oído...). ¿Y si tuvieras que elegir qué sentido priorizar?

La vista es la más potente de todas nuestras facultades sensoriales. Hay aproximadamente 11 millones de receptores sensoriales en el cuerpo humano en total. De ellos, prácticamente 10 millones se dedican a la visión. Según algunos investigadores, la visión consume el 50% de los recursos del cerebro.

¿Cómo podemos optimizar el campo visual para influir en el comportamiento ? Una solución sencilla:

Trata de conseguir un elemento visual que muestre y registre el logro de tu hábito. Por ejemplo, el conocido cómico Seinfeld era un hombre que disfrutaba escribiendo a diario, así que empezó a marcar con una X gigante cada día que escribía, en un llamativo calendario de pared para indicar la finalización de su jornada. Según él:

Tendrás el hábito en pocos días. Simplemente persevera, y la cadena de X seguirá alargándose. Te gustará ver esa cadena, sobre todo cuando hayan pasado algunas semanas.

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2. Deshazte de las señales visuales que fomentan un comportamiento indeseable.

Igual de importante es eliminar las señales visuales que fomenten un mal hábito. Aquí se cumple el famoso dicho: ojos que no ven corazón que no siente.

Por poner un ejemplo, la forma más sencilla de dejar de comer comida basura es simplemente dejar de llenar tu nevera o despensa con ella. Enseguida te alejarás de los desencadenantes que te llevan a comer comida que te quita la energía.

Otro ejemplo sería cargar tu teléfono en otro lugar que no sea tu dormitorio, para no tener la tentación de navegar y hacer scroll infinito sin rumbo cuando te levantes por la mañana.

Mi sugerencia es que evalúes uno a uno cada objeto de tu casa o del espacio que quieres optimizar, y determines si fomenta hábitos buenos o insanos.

Una vez hecho lo anterior, es el momento de ocultar, regalar o vender las cosas que fomentan comportamientos indeseables. MI recomendación es que seas muy estricto, e incluso exagerado. Lo agradecerás.

3. Mejora los otros sentidos que puedan influir en tu conducta (tacto, gusto, olfato, sonido).

Aunque la visión es la pista sensorial más poderosa, desarrollar tus otros sentidos puede ayudarte a vivir una vida más rica. Piensa en el tacto de un buen escritorio de trabajo, el olor a menta o café mientras trabajas, o incluso el poder de la música para potenciar tu productividad.

Aparte de lo anterior que seguro que conoces, quiero hablarte también de nuestro sexto sentido. El sexto sentido se utiliza ocasionalmente para describir la propiocepción. La propiocepción es "la sensación de entender dónde están nuestros miembros y cómo está colocado nuestro cuerpo en el espacio" y está relacionada con la postura.

Entonces, ¿cómo puedo utilizar mi sexto sentido para aumentar el bienestar y la productividad? Hay muchas opciones, pero un ejemplo muy claro que cada día se hace más en las empresas, es trabajar de pie. Los escritorios de pie son una revolución que deberías incorporar.

Según la evolución, no estamos diseñados para trabajar sentados en un escritorio todo el día. El director de la Clínica Mayo de la Universidad Estatal de Arizona, el Dr. James Levine, creó la expresión "Estar sentado es el nuevo fumar". Yo no iría tan lejos, pero utilizar un escritorio de pie para pasar más tiempo erguido tiene varias ventajas, entre otras:

  • Estar de pie mejora la postura y la alineación muscular
  • Estar de pie quema 170 calorías más que estando sentado.
  • Utilizar puestos de trabajo de pie aporta más vitalidad y energía.

Mi escritorio de trabajo de pie es ahora el centro de mi oficina en casa. Además, lo compré de madera de roble ya que añadir elementos de la naturaleza a un lugar de trabajo, como las plantas, puede resultar tranquilizador.

Con el ajuste de altura con control remoto, paso fácilmente de estar de pie a estar sentado. Cuando estoy atascado en un tema y necesito abordarlo desde un nuevo ángulo, he descubierto que ponerme de pie es un fantástico aliado.

4. Cada espacio, un uso distinto.

Diseña una zona distinta para cocinar, trabajar, estudiar, hacer ejercicio y entretenerse. Una zona, un uso, es una máxima útil en mi opinión. Cada hábito necesita un lugar al que llamar hogar. Según la gurú de la organización Marie Kondo, para mantener una casa limpia y libre de desorden hay que asegurarse de que cada una de tus posesiones tenga una zona designada.

Tengo una butaca, por ejemplo, que sólo utilizo para leer. Por tanto, mi cuerpo percibe que es hora de leer cuando me siento en esa silla.

Reconoce que los objetos fuera de la vista caen bajo la regla de "un lugar, un uso". ¿Cómo es eso? Cada objeto debe tener un lugar específico en tu casa, lo que te evitará tener que pasar mucho tiempo buscando.

Por ejemplo, ¿perdiste con frecuencia las llaves del coche? Para las reparaciones de tu casa, ¿qué tal el taladro? Uno de nuestros recursos más valiosos -el tiempo- es robado como resultado de estos errores.

Un amigo tiene todas las herramientas de su casa colgadas en un tablero específico para ello. La verdad es que es incluso agradable ver semejante organización, y lo mejor, es que no las ha perdido nunca (lo digo por la antigüedad de algunas de ellas).

Aunque hacer una lista de todo lo que posees y designar un espacio para ello no sea el mejor uso de tu tiempo, es una actividad que invita a la reflexión. Mi sugerencia es que empieces por los objetos que se extravían con más frecuencia (el 20% de los objetos causan el 80% del tiempo perdido).

5. Dale prioridad a la calidad y no a la cantidad.

¿Sabías que tener un inventario claro de tus posesiones es una disciplina del minimalismo?

La calidad por encima de la cantidad es la directriz cardinal del materialista ilustrado. Compra menos cosas, pero ámalas más.

La Magia de Pensar en Grande señala que cuando gastamos el doble en algo porque valoramos la calidad, a menudo dura más del doble que un artículo del mismo precio pero de peor calidad. En otras palabras, no sólo apreciaremos más el artículo, sino que también nos costará menos dinero usarlo.

Quédate con esto: define la vida útil de tus cosas en base a la cantidad de tiempo que quieres utilizarlas, y no simplemente el tiempo que durarán. El ejemplo más fácil de entender son los muebles.

¿Qué ganarás? Puedes reducir el desorden en tu entorno, evitar la fatiga de la elección y sacar más partido a tus cosas comprando menos cosas, pero de mayor calidad. Nuestros haberes llegan a representar lo que somos. Por tanto, ¿no deberíamos al menos disfrutar de lo que tenemos?

6. Mantén el minimalismo deshaciéndote de una cosa por cada cosa nueva que compres.

Tu entorno, los espacios de tu casa o tu oficina, te ofrecen claridad o confusión.

La claridad sólo puede alcanzarse mediante el minimalismo, que puedes mantener deshaciéndote o regalando una cosa por cada cosa nueva que compres. Uno de los mejores consejos que he recibido de un mentor fue:

Piensa en cómo conservarías un museo con tus objetos. Es tan influyente lo que decides incluir en la experiencia como lo que decides dejar fuera.

Dejando a un lado las experiencias personales, la teoría del Uso Menos Reciente (UMR), consiste en deshcerte de aquella cosa que lleva más tiempo sin usarse. Por otro lado, preguntarnos si un objeto nos hace felices o nos pone alegres, es lo que nos aconseja Marie Kondo como método para desechar cosas.

Por último, quizá te sirva preguntarte cuánto pagarías tú por cada uno de los objetos que tienes en casa. Descubrirás que muchos de tus avalorios ya no tienen el valor que tuvieron, y ese es otro gran método para deshacerte de cosas.

7. Establece procedimientos para organizar tu vida digital.

Hace 30 años, si te preguntaran qué objeto te llevarías si tu casa se incendiara, seguramente habrías dicho un álbum de fotos. ¿Actualmente? Apostaría que muchos dirían un teléfono o un ordenador portátil.

La mayoría de los gurús del minimalismo hacen hincapié en la importancia de organizar tu vida real, pero ¿qué pasa con tu presencia online?

Nuestras vidas (y las cosas que apreciamos) están cada vez más digitalizadas. Entonces, ¿por qué la mayoría de las personas descuidan tanto su entorno digital ¿Es porque los demás no pueden verte en un entorno digital? ¿Es porque cada vez almacenamos más datos en la nube?

Piensa en lo frustrante y el tiempo que pueden suponer las búsquedas fallidas de archivos digitales. Por otro lado, puede que estés familiarizado con lo increíble que es encontrar cualquier cosa con unas pocas pulsaciones.

Los individuos más exitosos y satisfechos del futuro tendrán algo en común: vidas digitales bien organizadas. El correo electrónico, el calendario, la gestión de tareas y la gestión del archivo personal son lugares digitales cruciales para hacer limpieza (fotos, archivos, notas, etc.)

Parece dificil, pero solo se trata de crear rutinas. Por ejemplo, gestiona tu correo electrónico eliminando suscripciones que no te aporten valor. También intenta dejar la bandeja de entrada a cero cada día, y aprovecha las herramientas de correo que destacan mensajes prioritarios para centrarte en lo más importante.

8. Optimiza el entorno de tu portátil.

Los objetos que rodean el campo de visión de tu portátil se llaman objetos periféricos. El objetivo es limpiar el campo visual y colocar solo aquellos que influyan en tu concentración.

De forma inconsciente, todo lo que ves afecta a cómo te sientes, piensas y te comportas. En las pasadas vacaciones, de viaje con mi mujer y mis hijas, tuve que trabajar desde una habitación de hotel con unas vistas increíbles al mar y unacantilado. Descubrí que durante mis días de trabajo allí, estuve más productivo, eficiente y trabajé más rápido.

Mi principal conclusión es que cuanto más amplio y espacioso sea tu escritorio, tu mente tendrá más poder de concentración y creatividad.

Obviamente no todo el mundo puede disponer de vistas al infinito, pero sí que puedes:

  • Utilizar espejos para dar amplitud a tu espacio.
  • Instalar luces led que demarcan espacios de fono de escritorio.
  • Colocar cuadros grandes que te ayuden a generar inspiración. Por ejemplo, yo tengo un cuadro de un paisaje alpino (el famoso Matterhorn) que me recuerda algunos viajes que hice por auqellas tierras.

Una segunda idea para poner sobre la mesa. Trabajar en un entorno social, como una cafetería, aumenta la motivación, sobre todo cuando es necesario hacer horas extras por la noche o el fin de semana.

Trabajar en sitios públicos es como una clase de ejercicio en grupo. Tomar clases en grupo tiene un buen efecto en tu rendimiento. Puedes empezar por una cafetería, una biblioteca o incluso un coworking.

9. Planifica tus desplazamientos y sácales partido.

Levantarte de la cama, ir a la oficina o simplemente llevar a tus hijos al colegio. Cada desplazamiento puede suponer una pérdida de tiempo que a veces es innecesaria o improductiva.

Si planificas con antelación cada una de estas acciones, verás que por ejemplo quitar el cargador del móvil de la mesita de noche y ponerlo en el cuarto de estar, te hará levantarte antes de la cama.

Llevar a tus hijos al colegio es (en mi caso) una tarea que hago con mucho gusto. A la ida vamos charlando y comentamos acerca del día. Pero el camino de vuelta, he descubirto que aprovechar ese tiempo en que viajo solo, para escuchar algunos de mis podcast favoritos, me hace sentirme mucho más eficiente. Además, dejo de escuchar las noticias que me sobrecargan de información.

Trata de inventar tus rutinas, y cuéntamelas en Twitter!

10. Resetea de vez en cuando.

El teletrabajo permite una movilidad extraordinaria. SI trabajas por tu cuenta, aprovecha la flexibilidad y disfruta de varios espacios, o  aprovecha para viajar o extender tus fines de semana para hacer del trabajo una acción cada vez más feliz.

Si estás por  cuenta ajena, hoy es muy común solicitar desplazamientos a lugares que te apetezca conocer (si tu empresa tiene sede allí más aún). Y si no tuvieses la opción, busca opciones como teletrabajr algunos días en semana, reducir tu jornada a cuatro días o buscar la flexibilidad en horario para adaptarlo a tus rutinas de ejercicio o entretenimiento.

Experimentarás avances significativos en tu crecimiento personal si sigues todas las recomendaciones de este manual. Dicho esto, hacer borrón y cuenta nueva para evitar los patrones de comportamiento negativo, es el milagro de volver a empezar.

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    Es un placer compartir contigo todas estas ideas y pensamientos para conseguir un futuro bien diseñado. Si te ha gustado, por favor difunde este manual en las redes sociales para que llegue a más gente como nosotros.