Cómo usar Make fácilmente para automatizar procesos

Al igual que Zapier, Make es una plataforma de automatización relativamente nueva que requiere poca o ninguna experiencia de programación.

Merece la pena probar Make si buscas una solución sólida sin código. En este artículo hablaremos de las ventajas y desventajas de Make y te mostraremos cómo utilizarlo.

Antes de sumergirnos en un tutorial paso a paso (en el que automatizaremos el proceso de enviar los datos de un pedido de Shopify a una hoja de facturación de Google Sheets), primero proporcionaremos algunos antecedentes sobre Make y los conceptos que hay detrás.

Lo más destacado

1. Make es una potente herramienta de automatización con una interfaz gráfica muy fácil de usar. Es la herramienta para ti si te gusta ver los procesos ilustrados visualmente.
2. Make es una gran opción si quieres crear automatizaciones sencillas o complejas, por la forma en que maneja el formato condicional, y también por la manera en que se presenta.
3. Integromat pasó a llamarse Make a principios de 2022, así que muchas de las cosas que veas en sus tutoriales o incluso en la web referidas a Integromat. Pero ahora es Make.

¿Para qué sirve Make?

Make se creó con un enfoque visual para desarrollar automatizaciones, denominadas escenarios. La representación visual de los escenarios de Make, que se asemeja a un mapa, hace que el seguimiento del flujo de trabajo sea sencillo.

Hacer automatizaciones con numerosas fases es un poco más sencillo gracias a esta representación. Por supuesto, Zapier e IFTTT funcionan bien, pero seguir la línea de puntos de Integromat es más sencillo que recorrer una lista.

Además, me gusta que Make te permita utilizar disparadores (triggers) de cualquier fase anterior en la fase actual, creando acciones que sólo se activan en condiciones muy particulares.

La creación de automatizaciones más complejas también es sencilla gracias al enfoque visual de Make. Por ejemplo, uno de los métodos más sencillos para filtrar o definir criterios para una acción, es simplemente hacer clic en la línea de puntos entre los módulos o las fases de un escenario.

La barra de herramientas de la parte inferior de la pantalla es otra fantástica característica. Te ofrece acceso a una serie de funciones complementarias, como la posibilidad de hacer anotaciones, e incluso una función para describir el flujo del escenario.

En general, Make me ha gustado mucho y lo recomiendo encarecidamente a cualquiera que desee automatizar los flujos de trabajo de forma más eficiente. Quizá lo más complejo de Make es su terminología en algunas funciones, pero es algo que se aprende rápido.

Por resumir brevemente, aquí tienes un pequeño resumen de la terminolofía de Make:

• Escenario: un procedimiento automatizado que implica dos o más aplicaciones conectadas.
• Módulo: cada escenario tiene varios módulos en los que puedes encadenar situaciones para que se realice una operación.
• Operación: el tipo de trabajo que realiza un módulo se llama operación; las dos operaciones más populares son los "disparadores" y las "acciones".
• Trigger: un activador es un componente que inicia un escenario.
• Acción: una vez que se dispara un activador, se realiza una acción.
• Conexión: la relación de un módulo con la aplicación que representa se conoce como conexión.

¿Cómo utilizar Make para automatizar procesos?

Puedes crear tus propias situaciones desde cero o utilizar una plantilla en Make. Aunque a continuación te mostraremos cómo construir una, es muy probable que no necesites hacerlo nunca, ya que las plantillas de Make son excelentes.

Tienes una enorme selección de posibilidades. Las plantillas te permiten crear automatizaciones que no sabías que necesitabas o que ni siquiera creías que eran factibles.

Make también tiene un almacén de datos integrado que te permite conservar algunos tipos de datos generados por las aplicaciones asociadas (por ejemplo: publicaciones en redes sociales, datos en hojas de cálculo...) en un espacio gestionado por Make.

Los almacenes de datos te permiten guardar un único tipo de datos sin necesidad de utilizar aplicaciones externas o archivos CSV, y aún mejor, pueden integrarse en un escenario como cualquier otro módulo. Make es una opción fantástica si tu proceso implica muchos datos.

Integraciones y aplicaciones de Make

Make tiene actualmente 250 aplicaciones integradas, aunque admite nuevas ideas si crees que falta alguna importante. Las aplicaciones abarcan todo el espectro funcional, incluyendo muchas herramientas de gestión de proyectos y aplicaciones de Google Drive, así como funciones de hogar inteligente y aplicaciones de redes sociales como Facebook.

Sin embargo, la competencia de Make (Zapier o IFTTT) tienen un abanico de automatizaciones mayor. Mi recomendación es que puede que Make no sea el software para ti si utilizas programas extremadamente sofisticados o a medida.

Digamos que Make es apto para todos los públicos y el resto serían para usuarios o compañías más avanzadas.

¿Cómo empezar a usar Make paso a paso?

Una vez que hayas terminado la creación de una cuenta en Make.com, se te enviará al tablero de instrumentos, a menudo conocido como "mi laboratorio", donde tiene lugar la acción (en nuestro caso, nos llevaron a un pequeño desvío a través de la página de precios; al hacer clic en el botón de perfil en la parte superior derecha de la pantalla nos llevó al tablero de instrumentos).

1. Accede a la pestaña Escenarios.

Hay muchas cosas que hacer y opciones que considerar, pero como el objetivo de esta lección es introducirte en Make, simplemente pondremos un escenario sencillo. Para ello, elige la pestaña "escenarios" en la parte izquierda de la barra de tareas. Cuando llegues allí, selecciona "crear un nuevo escenario" en el menú superior derecho.

2. Selecciona las aplicaciones que quieres automatizar.

Cuando hagas esto, aparecerá una gran pantalla en la que podrás elegir las aplicaciones que quieres automatizar. Hay varias opciones disponibles; para simplificarnos un poco, elegiremos algo sencillo como enviar los datos de un pedido de Shopify a una hoja de Google Docs para unificar nuestra contabilidad. Haremos clic en "continuar" después de seleccionar cada una de las dos aplicaciones.

3. Elige una acción desencadenante

La magia ocurre en la siguiente pantalla, que es un área en blanco donde puedes organizar tus aplicaciones antes de elegir sus activadores y acciones. Al principio da un poco de miedo, pero pronto te acostumbrarás, ya que fluye algo así como un mapa mental.

Como en Shopify es donde colocaremos el módulo de activación de nuestro escenario, simplemente haremos clic en el gran signo de interrogación de la burbuja y lo elegiremos por el momento.

Obtendrás una lista considerable de activadores a los que podrás acceder fácilmente. En este caso, sólo elegimos el activador "Save new paid Shopify order".

4. Permitir el acceso de Shopify a Make

Una vez decidido esto, habrá una serie de etapas breves y menores. El primer paso es establecer un vínculo entre Make y Shopify. A continuación, se te enviará a otra ventana en la que deberás facilitar el acceso de Shopify a Make y viceversa.

5. Establece los requisitos particulares del activador

A continuación debes establecer los criterios de tu activador, incluyendo cuándo y por qué se activa. Ser explícito te permitirá evitar disparar el escenario a menos que sea absolutamente imprescindible. Gracias a Dios, Make ofrece una amplia gama de opciones.

Al terminar, aparecerá una burbuja más pequeña detrás de la de Shopify. Empecemos por crear un nuevo módulo utilizando

6. Permite el acceso de Make a Google Sheets

El primer paso será iniciar un documento cada vez que se cree una nueva tarjeta de Trello. En la burbuja, elige "crear un documento" después de seleccionar Google Docs. Una vez más, tendrás que establecer una nueva conexión, pero esta vez con tu cuenta completa de Google (incluyendo Google Drive o Google Workspace), lo que al final te ahorrará una tonelada de tiempo.

7. Establecer criterios relacionados con la acción

A continuación, debes proporcionar algunos detalles relativos a tu nuevo documento. Algunas de las opciones aquí que se asemejan a un código parecen bastante complejas, pero si miras más de cerca, descubrirás que no es tan terrible.

8. Prueba tu automatización

Para comprobar que todo funciona correctamente, te recomiendo que pruebes tu  fórmula. Para ello, haz clic en el botón Ejecutar de la parte inferior de la pantalla.

Si todo está bien configurado, habrás generado una automatización ¡muy útil!

Por fin tenemos una automatización que funciona bien. Te aconsejo que juegues con ella tú mismo para hacerte una idea de cómo funciona. Es realmente sencillo, y el elemento visual es muy útil.

Mi reflexión final

Espero que este artículo te haya ayudado a entender cómo funcionan las automatizaciones de Make y te haya aclarado cualquier otra duda que pudieras tener sobre esta fantástica herramienta de automatización.

Te aconsejo que empieces a probar automatizaciones desde hoy si quieres descubrir todo lo que Make puede hacer por ti. La curva de aprenizaje es rápida y el tiempo que ahorrarás es infinitamente valioso.

Lo único que necesitas para inscribirte en el plan gratuito, que permite hasta dos escenarios, es una dirección de correo electrónico.

Ir al sitio web de Make.com

¿Qué opinas de Make? Como siempre, gracias por leer y por favor, comparte tus opiniones en la sección de comentarios.